Intercambio electrónico de datos - Costa Rica

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EDI

Costa Rica

Facturación electrónica de GreyPhillips es una combinación de infraestructura, sistemas y servicios que simplifican el proceso de emisión de comprobantes electrónicos. Desde la generación de los archivos XML, PDF, Acuses de Recibo, envío por medio de correo electrónico, almacenaje de las transacciones en línea hasta la generación de reporteria.

Infraestructura, Sistemas y Servicios

  • Customer Relationship Management (CRM) 
  • Email/SMS System
  • Document Management (CMS)
  • Web Services
  • Sincronizadores

Generación del archivo XML

Formato 4.2

Según los lineamientos dictados por el Ministerio de Hacienda de Costa Rica para la generación de los comprobantes electrónicos, las empresas deben de cumplir con los lineamientos establecidos para la generación de un archivo en formato XML, que es un formato universal para documentos y datos estructurados en Internet, este es un metalenguaje que proporciona una forma de aplicar “etiquetas” para describir las partes que componen un documento, permitiendo además el intercambio de información entre diferentes plataformas.

Las especificaciones técnicas detalladas en los anexos y estructuras XML están disponibles en el sitio que el Ministerio de Hacienda.

https://tribunet.hacienda.go.cr/FormatosYEstructurasXML.jsp
  • Factura
  • Tiquete
  • Nota de Crédito
  • Nota de Debito

Firma electrónica / Llave criptográfica

La firma digital: es un conjunto de datos asociados a un documento electrónico, que permite identificar al firmante (autoría), verificar la integridad del mensaje y vincular jurídicamente al actor con el documento.  Esta firma es provista por el Banco Central de Costa Rica, tanto para personas físicas como para personas jurídicas.  Puede resultar costoso dependiendo del tipo de HSM que sea adquirido, que un hardware específicamente para la generación de las firmas digitales.

La llave criptográfica del Ministerio de Hacienda: es el método de seguridad que garantiza la integridad, autenticidad y autoría de los comprobantes electrónicos, este método, aunque no tiene vinculación jurídica, resulta ser suficiente para el cumplimiento de las normativas al tiempo que es una opción sin costos asociados a la obtención o utilización de la misma.

Generación del PDF Personalizado

PDF

El receptor de los documentos electrónicos debe de recibir además de los archivos XML, una representación visual de la transacción, esta representación debe ser únicamente en formato PDF y será parte de los adjuntos que deberán ser enviados al receptor.

El diseño del comprobante en formato PDF se hace de manera personalizada siguiendo los lineamientos de la empresa para la utilización de logos, textos y posiciones de los elementos en la transacción.

Conexión con Hacienda

Para entregar el XML y ser validado

Una vez que la organización genere el archivo XML, este debe de ser enviado por medio de Servicios Web a la Dirección General de Tributación para su respectiva validación.

Recepción del acuse de recibo de Hacienda (3 h)

La DGT, hará la validación del comprobante y este emitirá el “Mensaje de Hacienda” de aceptación o rechazo al emisor, el cual también generará un acuse de “recibido” del comprobante electrónico.  Este mensaje es parte de la información que debe de enviarse al receptor de los documentos electrónicos, así este lo puede utilizar como respaldo de su contabilidad.

Envío por correo del XML, PDF y el acuse de recibo de Hacienda

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Nuestra plataforma de comunicaciones hará el envío del correo con los tres archivos para el receptor: El archivo XML, la representación visual en formato PDF y el acuse de recibo de la DGT.

Mas información sobre Communicator

Recepción del XML

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Acuse de recibo para la aceptación o rechazo de la transacción hacia Hacienda

Acuse de recibo en el marco de 8 días naturales

Cuando se hace la recepción de documentos electrónicos, estos deben de ser aceptados o rechazados, siendo así, esta operación se valida contra la DGT y esta genera un acuse de recibo que debe de ser enviado al emisor de la transacción en el marco de tiempo de 8 días naturales, antes de que se empiecen a generar multas.

http://www.pgrweb.go.cr/

Que el artículo 83 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios, en caso de incumplimiento en el suministro de información, establece una sanción equivalente a una multa pecuniaria proporcional del dos por ciento (2%) de la cifra de ingresos brutos del sujeto infractor, en el período del impuesto sobre las utilidades, anterior a aquel en que se produjo la infracción, con un mínimo de diez salarios base y un máximo de cien salarios base. De constatarse errores en la información suministrada, la sanción será de un uno por ciento (1%) del salario base por cada registro incorrecto, entendido como registro la información de trascendencia tributaria sobre una persona física o jurídica u otras entidades sin personalidad jurídica.

Envío del acuse de la aceptación o rechazo al emisor

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Almacenamiento en línea

De 5 a 10 años

Es importante que su información quede a resguardo fuera de su infraestructura principal, debido a que las regulaciones sobre este tema requieren de 5 a 10 años de conservación de la misma, así se cubre cualquier eventualidady asegura poder tener la información siempre a mano para cuando sea requerida.

Verificación en tiempo real

Código de respuesta rápida (QR)

Una de las funcionalidades más practicas definidas dentro de los alcances definidos por tributación es que exista la posibilidad de leer un código QR impreso en la factura física, o en el PDF, que lo lleve a la misma factura, pero obtenida desde la plataforma de servicios que almacena estas transacciones, para que quien lo requiera pueda verificar la validez de la transacción al menos de forma visual.

Este concepto podría variar en el tiempo, debido a que en este momento está quedando a disposición de los almacenes de transacciones proveer estos servicios, sin embargo, en un futuro podría ser un servicio dado desde tributación, siendo que sea necesario en ese momento, cambiar la ruta URL, contenida en el código QR. 

Reportes

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Plan de trabajo

Para completar esta etapa del Proyecto se requiere:

Tiene una vigencia de un año (1) a partir de su firma, y se prorrogará de manera automática al vencimiento de su plazo, si ninguna de las PARTES ha notificado a la otra, con al menos un (1) mes de anticipación a la fecha de vencimiento del mismo, la intención de darlo por terminado. La prórroga será por un nuevo periodo de un (1) año, quedando vigentes todas las cláusulas del Contrato, sin prejuicio de la modificación de cláusulas en que convengan las PARTES; a tal efecto, considerando los incrementos en el costo de prestación de Servicios y demás indicadores económicos, deberán las PARTES previamente acordar el precio por los Servicios suministrados.

Presupuesto
Tareas Tiempo
Consulting - Core de Implementación
  • Personalización de PDF
  • Normalización de Ubicaciones y Cajas
  • Normalización de datos de clientes y proveedores
  • Formato de los documentos de contingencia
20h
Capacitación de cambios relacionados para facturación electrónica
  • Normativa
  • Registro correcto de los datos
  • Reportes de bitácora
2h
Consulting - Implementación por punto para Comprobantes Electrónicos
  • Instalación
  • Configuración
1h
Servicio de generación de documentos XML (5000 transacciones como mínimo) - Si no es SaaS $75/Mes
Servicio de Envio por Correo (5000 transacciones como mínimo) $75/Mes
Servicio de almacenamiento y consulta en línea $75/Mes

Solución integrada automáticamente a GreyPhillips Retail

Clasificación automática de los clientes

Mejora de la interacción con los clientes

Comunicaciones integradas

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Personalización de formularios de captura

Sabemos que podemos apoyarte en tu proceso financiero a través de nuestra plataforma.