Pensado para que su organización optimice el control sobre las tareas delegadas 

Permitiendo crear y asignar tareas a individuos y a grupos de trabajo. Nuestra plataforma permite la creación de grupos de trabajo, la relación entre ellos, la asignación del personal a cada equipo y el flujo de tareas a través de la organización y sus múltiples departamentos, equilibra la carga de trabajo entre los miembros de un grupo y establece su debido nivel de prioridad.

Teamwork

Business Process Management 

GreyPhillips Teamwork es una combinación de Software, Infraestructura y Servicios, pensado para que su organización optimice el control sobre las tareas delegadas, permitiendo crear y asignar tareas a individuos y a grupos de trabajo. Nuestra plataforma permite la creación de grupos de trabajo, la relación entre ellos, la asignación del personal a cada equipo y el flujo de tareas a través de la organización y sus múltiples departamentos, equilibra la carga de trabajo entre los miembros de un grupo y establece su debido nivel de prioridad.

Análisis de procesos

Definición de objetivos

Todo comienza por entender que hay necesidades específicas en cada área de la organización, hacer un análisis inicial del proceso es una de las funciones más importantes, ya que es desde donde parte la definición de los objetivos y permite mantener el norte para la correcta implementación de las herramientas de gestión. 

Levantado de requerimientos

Documentación de los procesos actuales, flujos de trabajo y recomendaciones.

Una vez definidos los objetivos que desean ser alcanzados, nuestros especialistas se harán cargo de documentar correctamente lo necesario para que el equipo técnico pueda realizar el modelado justo para cada caso.

Modelado de procesos

Conversión de los requerimientos en la documentación para el equipo técnico

El modelado corresponde a la documentación de las configuraciones necesarias para la plataforma para cumplir con los objetivos propuestos, este modelado puede incluir la definición de tipos de documento, definición de procesos, relaciones entre procesos y reglas específicas que permiten que la información fluya como se desea.

Implementacion

Aprovisionamiento de las configuraciones y requerimientos

La implementación podría incluir el aprovisionamiento de infraestructura, servicios y sistemas, además de la aplicación de las configuraciones establecidas.

Capacitación

Capacitación para los usuarios

Cuando los procedimientos están definidos, implementados y validados por el equipo técnico, es el momento correcto para hacer las capacitaciones necesarias para la ejecución de las soluciones, para esto se crean materiales en línea y podrían organizarse capacitaciones en línea y presenciales.

Tableros de Control

Información en tiempo real

Una vez que las soluciones implementadas están en plena operación, nuestras plataformas permiten la visibilidad de todo lo que está sucediendo en tiempo real, a través de reportería, cubos de datos, dashboards de control y vistas especiales.

Haciendo que suceda para muchísimos usuarios

3,310,762

Usuarios

4,729,530

Expedientes

173,656,328

Tareas

173,656,328

metas

Interfaces

Información en tiempo real

Dashboards

Una vez que las soluciones implementadas están en plena operación, nuestras plataformas permiten la visibilidad de todo lo que está sucediendo en tiempo real, a través de reportería, cubos de datos, dashboards de control y vistas especiales.

Dashboards

Una vez que las soluciones implementadas están en plena operación, nuestras plataformas permiten la visibilidad de todo lo que está sucediendo en tiempo real, a través de reportería, cubos de datos, dashboards de control y vistas especiales.

Dashboards

Una vez que las soluciones implementadas están en plena operación, nuestras plataformas permiten la visibilidad de todo lo que está sucediendo en tiempo real, a través de reportería, cubos de datos, dashboards de control y vistas especiales.

Dashboards

Una vez que las soluciones implementadas están en plena operación, nuestras plataformas permiten la visibilidad de todo lo que está sucediendo en tiempo real, a través de reportería, cubos de datos, dashboards de control y vistas especiales.

Características

Tipos de documento

  • Creación de tareas con formatos pre-establecidos.
  • Asignación de tareas según el flujo de trabajo.
  • Priorización.
  • Opción de espera de acuerdo a la carga de trabajo.
  • Capacidad de asignación de máximos por proceso y usuario.
  • Adjunto de archivos. 
  • Sección de comentarios adicionales.
  • Asignación de Etiquetas (Tags).
  • Opción de Pausa.
  • Asignación de icono.
  • Unificación de tareas por expediente.
  • Asignación de tiempos predeterminados. (Inicio y Fin).
  • Registro histórico de tiempos y movimientos.
  • Visualización en formato de agenda. (Requiere GreyPhillips Agenda).
  • Notificaciones automáticas indicando el avance (Requiere GreyPhillips Communicator).
  • Diseño de formatos para cada tipo de documento requerido
  • Asignación de consecutivo

Flujos de trabajo

  • Manejo de Grupos
  • Interacciones entre grupos
  • Asignación del participantes a cada grupo
  • Asignación de permisos al grupo para cambio de fechas y finalización de tarea

Campos personalizados

Los campos personalizados son una manera excelente de construir requerimientos para cada caso, donde según las necesidades podrían capturarse datos obligatorios, seleccionar información a travésde listas desplegables, disparar acciones que ejecuten otras funciones dentro de la plataforma y en general organizar la información de cada tipo de tarea como parezca mejor, permitiendo que cada organización establezca su propio conjunto de políticas y reglas que deben respetarse.

developer_mode

Integración de la plataforma para desarrolladores

Teamwork puede ser integrado pordesarrolladores a través de su completo juego de funciones para Web Services,lo que permite crear virtualmente cualquier aplicación que use lasfuncionalidades de nuestra plataforma de servicios, desde crear un nuevocontacto, hasta las más complejas funciones relacionadas a las tareas y flujosde trabajo.

Tiempos y movimientos

El sistema hace el registro del tiempo y los lugares por donde pasa cada tarea, a su vez es capaz de calcular el costo implícito en cada operación.  Esta funcionalidad permite crear índices que ayuden a mejorar la gestión interna identificando donde deban hacerse mejoras y midiendo el rendimiento de cada usuario según los grupos a los que pertenezca.

Sellos por usuario

Los sellos permiten que a la tarea se les pueda asignar un o más sellos, tal y como si se tratara de un documento físico, estos sellos sirven para que el usuario pueda hacer autorizaciones o indicaciones según sea el criterio de uso, estos sellos le son asignados a los usuarios para su uso personal, haciendo que el sistema registre el momento y lugar de la asignación de los mismos a la tarea, estos indicadores visuales serán de gran utilidad en los siguientes pasos ya que son visibles a los usuarios de los siguientes pasos del flujo de trabajo.

Sellos por usuario

La relación Proceso-Documento, le va a permitiral Teamwork poder definir si un documento puede ser movido hacia un proceso en especial, al mismo tiempo que define qué tipos de documentos pueden ser abiertos desde que procesos en particular, es decir, aunque exista una vinculación entre procesos, por ejemplo, entre servicio al cliente y soporte técnico, podría requerirse que solo cierto tipo de documentos puedan transitar entre ambos procesos, dándole con esto una capa más de control sobre como circulan los tipos de tarea dentro de la organización.

Únete a las compañías que ya usan Teamwork para administrar sus tareas y obtienen resultados en sus negocios.